遠程辦公,我盡力了

發布時間:2020-03-25    來源:世界經理人    瀏覽量:0

邁進新千年后不久,我離開華爾街,開始在家辦公。

當時我丈夫拿到了博士學位,他的最佳工作機會在波士頓,而不在紐約。

我本人作為投資分析師,已在業內建立起良好聲譽,榮登《機構投資者》雜志(Institutional Investor)“最佳分析師”排行榜。我希望繼續為美林證券(Merrill Lynch)工作,并且說服了我的老板,允許我在波士頓的新家開啟“居家遠程辦公”模式。

這種安排今天聽起來無甚稀奇,但在當時絕對是件新鮮事。那時候,遠程辦公的員工極少,而在快節奏團隊協作型的大公司里更是罕見。

當然,相關技術已經存在,但與今天的技術手段相比,還相當原始。美林證券還專門派了一位技術專家上門,足足花費一整天時間幫我調試設備。

時至今日,遠程辦公領域的技術已不成問題,更大的挑戰在于組織方面。

我現在經營著自己的公司,員工散布于全美五六個州,并且有望擴展到全球更多地方。因此,我對這個問題的思考,不僅是從公司遠程雇員的個人視角出發,也是站在管理者的角度進行考量。

我的公司總部位于美國弗吉尼亞州列克星敦市,但家住該市的雇員只占15%,因此我們大部分工作都是通過遠程辦公完成的。這樣的公司當然不只我們一家。

2018年的一項調查顯示,全球70%的專業人員每周至少進行一次遠程辦公;每周遠程辦公時間多達三天以上的占53%。

此項調查的贊助方、瑞士辦公服務提供商IWG解釋說,以上統計數字僅限于全職雇員,不包含自由職業者和個體戶。

如果把臨時工、兼職人員或合同工等其他類型的工作人員(他們是許多業務團隊的重要貢獻者)計算在內,那么遠程辦公的隊伍又將壯大許多。

據合理預計,這種趨勢不會放緩,更不可能逆轉。領導者必須制定相應策略,在員工辦公地點日益分散的情況下,從人員和技術兩方面進行妥善管理。

先解決4個關鍵問題

遠程領導需要解決以下幾個方面的關鍵問題。

1. 溝通  當員工分布于全國各地乃至全世界時,時差因素會增加日常溝通的復雜性,這一點不難理解。然而,在對遠程雇員的管理中,還要考慮到許多更加微妙、影響往往更重大的復雜情況。

一方面,如果不能妥善協調時區差異,會使特定時間段的信息傳遞量下降,這意味著,我們作為管理者要當心這種狀況影響項目開發的步伐。

另一方面,在電子郵件和即時通信等基于文本的溝通當中,我們無法通過語音語調、抑揚頓挫、面部表情和肢體動作來充分傳達意思,而這些通常是我們面對面交流中的常用方式。

功能再強大的虛擬交流手段(如音頻或視頻聊天)也無法讓我們全方位領略對方的肢體語言。

由于存在上述根本性差異,與傳統辦公環境相比,遠程辦公同事之間更容易發生溝通差錯。僅靠詞語極少能充分傳達我們想傳達的意義或信息。我們必須不斷努力,使所有溝通盡可能地表達清晰、前后一致。

當溝通差錯真的發生時,我們還需對員工、對自己保持耐心。我最近新聘了一位研究助理,她很能干,發展潛力很大,不過我倆之間每星期都會出現誤會。

比方說,我會想當然地認為,她明白我的某封郵件背后潛在的情感和意圖,或者我沒有給她提供足夠的信息,告訴她用哪種方式寄包裹。

我需要牢記,距離可能增加新員工入職適應的難度。我倆都要經歷一個過渡期,在此期間,我會盡量注意這方面的動態,為每個工作項目提供明確的先期指導,在新員工完成任務后立即提供反饋,對她做得出色的地方表示贊賞。

盡管調整期間難免有些別扭,但她告訴我,遠程辦公方式在新員工入職階段以“放手”為特色,這對她的成長大有助益,因為她無法跑到隔壁格子間去求助,所以不得不自己想方設法解決問題。

最后,我們每個人對于技術的舒適閾各有不同,也有自己偏愛的溝通方式和風格,要想了解每位員工(不僅僅是新人)的特質,并協調彼此的偏好,需要花上一段時間。

一些員工可能喜歡用電子郵件溝通,另一些人更喜歡短信,有的偏愛打電話,還有的偏愛視頻交流。

我們若不花費精力去適應他們的溝通方式、用他們的“語言”溝通,就會錯過跟他們在更深層次上建立關系的機會。

2. 項目管理  擁有出色的項目管理系統和人員對任何組織都至關重要,然而對于遠程工作團隊而言,此事意義尤為重大,特別是考慮到可能存在前文提到的溝通難題。

我本人在公司經營中發現了幾種必不可少的數字工具,比如Slack(它能按主題劃分溝通內容,便于員工隨時了解與自己有關的項目信息),還有Asana(這種工具能讓我們在每個項目中快速高效地分享狀態更新)。

數字工具雖能促進遠程項目管理和協作,但也讓人難以分辨每個人的實際貢獻。

在同一地點辦公時,管理者可以直接走到員工的辦公桌旁,了解他們的工作狀況。

然而對于異地辦公的員工,我們需要積極主動地聯絡他們,教他們如何有效進行“向上管理”,好讓他們有能力為自己發聲。

僅僅依靠數字工具上的狀態更新,即使是在最好的情況下也可能造成低估或高估員工的個人貢獻,而在最壞的情況下則會導致錯誤歸因和怨恨。

與員工保持密切聯系,有助于避免其中一些問題,并能讓領導者更全面地了解每個人的貢獻。

3. 人才開發和管理  我曾潛心思考如何循著我所提出的“學習S曲線”有效地管理員工,在此過程中我逐漸意識到,擁有一些處于S曲線起點的員工是何等重要。

這樣的員工不但能夠產生新創意,還可以幫助公司不斷顛覆自我,從而在其所處領域中持續創新。

盡管我堅信這一點,相關研究也顯示益處頗多,但在實踐中,聘請一支經驗豐富的專業團隊是一個充滿誘惑力的選擇,這些成熟老到的專業人士正處于自身S曲線的高點,擁有豐富的專業技能,職業履歷光彩奪目。

特別是在遠程工作背景下,若能找到幾乎不需要培訓或監督的雇員豈不是天大的美事!

我一直在努力對抗這種自然偏見,確保我的公司擁有適當的新員工培訓和指導系統,以便培養新員工的技能,從他們身上汲取有價值的見解。

不過我的公司里也有不少處于S曲線高點的員工。對于這部分人,我必須確保自己始終關注他們的投入度,通過各種富于新意的任務提升他們的參與度。

這有助于員工保持生產力、抵御無聊感——對于異地員工而言,由于缺乏奮戰在同一屋檐下的同志情誼,無聊感可能對他們構成更大挑戰。

4. IT支持和服務  自從搬到弗吉尼亞鄉下后,我才痛苦地領悟到我們對高速網絡連接太想當然了。

有很多次,因為自家網速實在太慢,我不得不重新安排播客訪談的時間,或者驅車20分鐘到我丈夫的辦公室去開網上研討會。

是的,優質網絡服務并非無所不在,這番痛楚的覺醒促使我重新評估先前對全公司所用技術的有效性和可靠性的假定——今后或許還要不斷這樣做。

作為管理者,我們不能假定所有遠程員工都能同等地享有可靠的技術工具、網絡以及技術支持(對外包人員而言)。即便能夠,系統崩潰的情況也時有發生。

管理者必須充分了解每位員工的情況,制訂后備計劃,一旦發生技術問題不至于束手無策——這一點至關重要,要知道這種事總是發生在最不應該發生的時候。

如此麻煩有何必要

面對以上種種挑戰,或許有人要問,究竟值不值得付出這么多代價與遠程雇員打交道?我以我的親身體驗回答:值得。

盡管上述顧慮不無道理,但是多年以來,這種以遠程雇員為主的員工構成已經在多個方面令我的公司受益匪淺。

遠程雇用意味著公司招攬人才的范圍不再局限于本地。

假設你有位熟人,你知道他只要稍經培訓就能成為一名出色的首席運營官,但他居住在新加坡——只要你不排斥遠程雇用的概念,那么他們就可以成為富有活力的員工或商業伙伴,而不再是不可能的合作者。

遠程合作常使面對面互動更加豐富多彩。因為團隊成員分散在不同地點,難得見面一次,就會更用心地組織策劃。這種會面不是偶然的,我們必須仔細安排會面時間,并了解每次會面的目的。

我發現,經過前期的周密策劃和考慮,員工們在會面時更有可能真正投入其中,提供建議,發表寶貴見解,并認真傾聽我的意見。在這種會面中,每一句話都切實有力,而不會被當成日常閑聊擱在一旁。 

領導遠程員工還有一個意想不到的好處:他們不再日復一日同處一室辦公,工作場所八卦的機會顯著降低。

我發現,不必要的沖突減少了,生產力會隨之提高,每個人的情緒能量損耗也大大減少。

由于遠程辦公環境沒有提供說閑話、團隊內斗等活動的現實舞臺,此類問題演化為實際沖突的可能性就相對較小。

數字工具使在家辦公成為可能,從而極大地提高了組織和個人的靈活性。

遠程工作好比數字革命這盞神燈中的精靈,一旦被釋放出來,就無法再把它塞回去。我們必須學會領導越來越多的在家辦公人員。

而另一方面,如果我們作為管理者能夠有效駕馭這部分員工的力量,同時采取措施最大程度地消除弊端,就會發現自己擁有一支工作動力十足的團隊,其中每個成員都愿意花時間和精力使這種關系保持正常運轉。


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